En ”Att inte göra lista” kan vara ett snabbare sätt att bli mer produktiv än en ”att göra lista”. Vad du inte gör bestämmer till stor del vad du kan göra. Så var ytterst noggrann när det kommer till vanor som du bör sluta med och inte göra. Nedan följer 9 saker som tjänstemän och entreprenörer gör som egentligen bara ökar stressen. Jag har gjort samtliga misstag i listan!

1. Svara inte i telefon från okända nummer

Ring gärna andra, då är du i kontroll över vad du gör och du bestämmer, men låt okända nummer gå till röstbrevlådan eller använd ett program som vidarebefordrar röstmeddelandet till din mail.

2. Gå inte igenom mailen det första du gör på morgonen eller det sista du gör på kvällen

En klassiker som så ofta syns på arbetsplatser. Det verkar som att produktivitet mäts hos kollegorna hur tidigt och sent eller hur snabbt man svarar på mail. Undvik detta misstaget för öppnar du mailen det första du gör när du kommer till kontoret så riskerar det att dina prioriteringar förvrids och det som du egentligen skulle ha gjort skjuts upp och allt som ligger högst upp i mailkorgen ser viktigt ut. Återigen är det andra som kontrollerar din arbetsdag. Gör som så att du istället börjar med den enskilt viktigaste punkten som du behöver få gjort under dagen och kolla mailen efter att du har gjort den uppgiften. De flesta mail kan skjutas på till 10-tiden! Skickar du mail sent sätter du bara igång hjärnan och sover sämre och andra vänjer sig vid att kunna få svar dygnet runt.

3. Gå inte på möten utan en tydligt agenda och slut

Med en tydlig agenda så bör inga möten ta längre än 30 minuter. Be den som kallar till mötet att få ut agendan så att du kan förbereda dig så bra som möjligt.

4. Låt inte folk babbla på

En av svårigheterna som jag upplevt i öppna kontorslandskap där folk går förbi ditt kontor och börjar prata om förra helgen och planerade semestrar osv. Säg att du ”är mitt uppe i att få iväg en grej men vad hade du på hjärtat?” så kommer folk till poängen snabbare.

5. Kolla inte mail hela tiden. Klumpa ihop och utse mailtider

Det är en riktigt dålig vana som drar iväg din koncentration från det som du i nuet håller på med. Kolla istället din mail vid bestämda mailtider och få iväg alla inkomna mail då. På så sätt blir du mer effektiv i ditt mailarbete och du blir mer effektiv med det du gör mellan de bestämda mailtiderna.

6. Lägg inte tid på din sämsta kunder.

Gör en 80/20-analys över vilka 20% av dina kunder som tar 80% av din tid. En säker väg till misslyckanden är att försöka tillfredsställa alla. Försök få till dina sämsta kunder på autopilot så att du inte lägger mer tid än nödvändigt. Sätt upp system och processer som minskar tiden med dessa. Det kan t.ex vara minimiorderbelopp, formulär att fylla i eller företagspolicies.

7. Jobba inte mer för att du är överöst med arbete – prioritera!

Om du inte prioriterar verkar allting viktigt och brådskande. Du bör veta vad som är den enskilt viktigaste punkten att fixa under dagen. Nyckeln till att lösa situationer då du är överväldigad av saker att göra är inte att göra mer utan att prioritera och definiera vilka dina stora puckar är som verkligen kan göra skillnad i ditt företagande eller liv. Det värsta som kan hända är ofta att du istället får be om ursäkt över att du blev sen eller betala en påminnelseavgift eller liknande. Saker man kan leva med!

8. Sluta ta med telefonen överallt

Stäng av din telefon på kvällen eller minst en dag i veckan. Du behöver inte alltid vara anträffbar. När du är hemma, koncentrera dig på din familj eller den du är med just där och då. När du är på jobb, tänk på jobb, när du är hemma tänk på hemma annars blir det inte något av någonting.

9. Låt inte ditt arbete fylla ett tomrum som icke-arbetsrelaterade aktiviteter bör fylla

Allt i livet handlar inte om arbete. Planera ditt vardagliga liv och var lika rädd om att inte missa dessa aktiviteter som ett viktigt jobbrelaterat möte. Se till att planera in aktiviteter efter jobbet så att du får in det du tänkt göra (enligt Parkinsons lag). Fokusera och få sakerna gjort och gå hem!

De flesta tips avseende personlig utveckling handlar om att lägga till saker till ditt liv. (Gör mer så här eller mer sådär så kommer du bli bättre på det och det). Då är det ganska befriande när en av mina personliga favoriter när det kommer till produktivitet, Tim Ferriss, tar fram en ”att inte göra lista” som jag tweakat något ovan baserat på egna erfarenheter. Eller som han kallar det The ”Not-to-do” List. En lista som fokuserar på vad man kan eliminera istället för lägga till vilket är en av grundpelarna i 80/20 eller pareto principen.

Vilka andra saker skulle du lägga till på listan?